Aktualna sytuacja epidemiologiczna negatywnie wpływa na funkcjonowanie organizacji pozarządowych oraz zadań realizowanych przez ngo’sy. Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego dostrzegając zagrożenia, z którymi stykają się dolnośląskie organizacje pozarządowe i rekomenduje rozwiązania, których celem jest umożliwienie realizacji zleconych zadań.

Biorąc pod uwagę powyższe przedstawiamy propozycje działań możliwych do podjęcia w ramach obowiązujących ram prawnych:

– umożliwienie aktualizacji harmonogramów realizacji zadań,

– korekty kosztorysów realizowanych zadań,

– urealnienie wskaźników realizacji zadań,

– umożliwienie korekty zaplanowanych w zadaniu działań,

– uznanie w określonych sytuacjach pracy zdalnej, jako dopuszczalnej formy realizacji zadania,

– uznanie za kwalifikowalne kosztów poniesionych w toku realizacji zadania, które nie zostały w pełni zrealizowane (np. opłaty za wynajem sal, w sytuacji gdy wydarzenie nie mogło się odbyć,
a odzyskanie wpłaconej zaliczki jest niemożliwe),

– aneksowanie umów wraz z wydłużeniem terminów realizacji zadań do końca 2020 r.

Proszę jednak pamiętać o zapisie w par 2 ust. 8 umowy, że zleceniodawca zobowiązany jest do każdorazowego pisemnego powiadamiania Zleceniodawcy o wszystkich planowanych zmianach zachodzących w realizacji zadania. Planowane zmiany mogą być wprowadzone do realizacji tylko po akceptacji ze strony Zleceniodawcy. W niektórych przypadkach wystarczy e-mailowa akceptacja pracownika UMWD, natomiast w niektórych  trzeba będzie aneksować umowę.

Przedstawiamy Państwu dwa najczęściej zadawane pytania kierowane przez organizacje pozarządowe

Pyt.: W związku z wprowadzonymi na nowo ograniczeniami covidowymi pojawiła się konieczność dokonania zmian formy w wielu realizowanych zadaniach. Przykładem jest tutaj zadanie, które  pierwotnie miało się odbyć fizycznie, a odbyło się online. W związku z powyższym w kalkulacji kosztów zadania musiały nastąpić duże zmiany np. zniknął catering i wynajem sal, a pojawiła się pozycja związana z przeprowadzeniem transmisji streamingowej wydarzenia, obsługa techniczna połączenia on-line wraz z archiwizacją itp. Czy na podstawie zapisów w tzw. tarczy anykryzysowej można wprowadzić aneksem nowe – uzasadnione sytuacją i ograniczeniami - pozycje do kosztorysu w umowie konkursowej?

Odp.: Tak, takie zmiany są dopuszczalne,, ale muszą ściśle wynikać ze zmiany formy zadania w związku z covid

Pyt.: Organizacja otrzymała dotację w trybie art. 19a i teraz ze względu na obostrzenia „zmuszona” jest do dokonania zmian w ofercie realizacji zadania np. zamiast warsztatów wyjazdowych chcieliby zrobić online. Wiąże się to z likwidacją jakiejś pozycji w kosztorysie oraz utworzeniem nowej. Czy to jest dopuszczalne?

Odp.: Teoretycznie  nie powinnismy dopuszczać do takich sytuacji, ale działamy w tej chwili w stanie siły wyższej. Jeżeli jesteśmy w stanie to dobrze uzasadniać (bezpieczeństwo epidemiczne etc) do zmiany takie należałoby za dopuszczalne w zakresie niezbędnym dla zmiany formy realizacji zadania

Zmiana pozycji w kosztorysie oferty jest dopuszczalna.